세무노트 · 기장 증빙

기장 증빙, 사업자는 어떤 서류를 받아 두고 몇 년 보관해야 하나요?

작성 2026-10-22 · 수정 2026-10-22 · 2026년 10월 22일 현재 시행 법령 기준 · 글 이수정 세무사

「기장을 맡기려고 합니다. 영수증을 모아 드려야 하나요, 홈택스 자료만 있으면 되나요? 무엇을 몇 년 보관해야 하는지도 궁금합니다.」

홈택스 자료를 받아 자동으로 분개하는 기장 방식(AI를 쓰는 곳 포함)⁠이 늘면서 사업자가 손으로 정리할 일은 줄었습니다. 다만 무엇을 받아 두어야 하는지는 세법이 정하고, 자동화가 바꾸는 것은 그 자료를 모으고 나누는 방식입니다. 아래 네 가지 순서로 답합니다.

1. 01사업자가 받아 두어야 하는 증빙은 무엇인가요?
2. 02증빙을 받지 않으면 어떤 불이익이 있나요?
3. 03증빙은 몇 년, 어떤 형태로 보관하나요?
4. 04홈택스 자료만으로 기장이 끝나지 않는 것은 무엇인가요?

01사업자가 받아 두어야 하는 증빙은 무엇인가요?

적격증빙이라 부르는 네 가지입니다. 개인사업자는 소득세법 제160조의2, 법인은 법인세법 제116조가 같은 네 가지를 정합니다.

적격증빙을 받지 않아도 되는 거래는 시행령이 정합니다(소득세법 시행령 제208조의2제1항, 법인세법 시행령 제158조제2항).

이 밖에 읍⁠·면 지역의 신용카드가맹점이 아닌 간이과세자, 농어민, 비영리법인, 국내사업장이 없는 비거주자⁠·외국법인과의 거래 등이 같은 항에 있습니다.

예외 거래라도 지출 사실을 보여 줄 증명서류(간이영수증, 계약서, 송금 내역 등)⁠는 받아 두어야 필요경비로 인정받기 쉽습니다. 제160조의2제1항이 필요경비를 계산하려는 사업자에게 지출 증명서류를 받아 보관하라고 정하기 때문입니다.

02증빙을 받지 않으면 어떤 불이익이 있나요?

지출이 사실이면 비용으로는 인정되지만, 적격증빙을 받지 않은 금액의 2%⁠가 가산세로 붙습니다. 세금이 없는 해에도 붙습니다.

소득세법의 두 가산세에서 빠지는 소규모사업자는 그해 새로 사업을 시작한 사업자와 직전 과세기간 사업소득 수입금액이 4,800만원에 못 미치는 사업자 등입니다(소득세법 시행령 제147조제1항, 제132조제4항).

03증빙은 몇 년, 어떤 형태로 보관하나요?

5년입니다. 개인사업자는 확정신고기간 종료일부터, 법인은 법인세 신고기한이 지난 날부터 셉니다(소득세법 제160조의2제1항, 법인세법 제116조제1항). 오래전에 생긴 결손금을 공제받는 경우에는 그 결손금이 생긴 해의 증빙을 더 오래 보관합니다(같은 항 단서).

국세청에 이미 전송된 전자 증빙은 따로 보관하지 않아도 됩니다. 범위는 개인과 법인이 조금 다릅니다.

소득세법 시행령 제208조의2제5항, 법인세법 시행령 제158조제5항을 대조했습니다.

장부와 증빙은 전산으로 작성하고 보존할 수도 있습니다. 다만 자료의 저장⁠·수정 기록을 남기고, 내용을 쉽게 확인하거나 문서로 출력할 수 있으며, 과세표준과 세액을 정할 수 있게 검색되는 형태여야 합니다(국세기본법 제85조의3제3항, 시행령 제65조의7제1항).

04홈택스 자료만으로 기장이 끝나지 않는 것은 무엇인가요?

두 가지가 남습니다. 하나는 홈택스에 잡히지 않는 지출이고, 다른 하나는 거래의 사업 관련성처럼 사업자만 아는 사실입니다. 자동 분개가 카드 사용내역 원본에 계정을 붙여 주더라도, 세법이 공제 여부를 그 사실에 따라 가르기 때문에 사업자의 답이 필요합니다.

복식부기의무자는 사업과 관련한 금융거래 대금과 인건비⁠·임차료를 신고한 사업용계좌로 주고받아야 하고, 쓰지 않으면 그 금액의 1천분의 2가 가산세입니다(소득세법 제160조의5제1항, 제81조의8제1항제1호). 통장 내역도 기장 자료라는 뜻입니다.

기장을 맡기기 전에 확인할 것

1. 1개인사업자라면 사업에 쓰는 신용카드를 홈택스에 사업용신용카드로 등록했는가
2. 23만원을 넘는 지출에 세금계산서, 계산서, 신용카드매출전표, 현금영수증 중 하나를 받았는가
3. 3간이영수증, 현금 인건비, 증빙 없는 계좌이체처럼 홈택스에 없는 지출을 따로 모으고 있는가
4. 4승용차, 접대, 가족 생활비가 섞인 카드 내역을 표시해 알려 줄 수 있는가
5. 5복식부기의무자라면 사업용계좌를 신고했고 인건비와 임차료를 그 계좌로 주고받는가
6. 6보관 기간 : 증빙과 장부는 5년 보관이 원칙이며, 국세청에 전송되지 않은 종이 증빙은 직접 보관해야 합니다